Удовлетворяемые функциональные требования

  • Необходимо автоматизировать только этап «согласования»

Если в задачи автоматизации входит только этап согласования документа. Прочие этапы обработки документов (регистрация, утверждение, архивация и пр.) – автоматизировать на базе карточки согласования нецелесообразно в силу применяемой в ее интерфейсах терминологии и поведении логики. Данное требование удовлетворяется заложенными в карточку согласования функциональностью и интерфейсами.

  • Необходимо обеспечить последовательное, параллельное или смешанное согласование файла/ов или карточек)

Данное требование удовлетворяется заложенными в карточку согласования функциональностью и интерфейсами.

  • Необходимо обеспечить ведение истории согласования и формирование печатной формы листа согласования (XSLT);

Данное требование удовлетворяется заложенными в карточку согласования функциональностью и интерфейсами.

  • Необходимо обеспечить согласование в рамках глобального процесса обработки документа по существующему параметризированному шаблону согласования (использую функцию бп «Рассылка согласования»);

Во время автоматизации большого процесса, состоящего из множества этапов обработки документа, можно воспользоваться функцией «Рассылки согласования» для организации этапа согласования документа. Это позволит достаточно быстро настроить параметры этого этапа. Возможности этой функции позволяют подать на ее вход полученные в рамках глобального процесса параметры (согласующие лица, сроки согласования, согласуемые документы и пр.). Функция автоматически создаст карточку согласования и запустит бизнес-процесс согласования документа. После завершения процедуры согласования – функция передаст полученные данные в глобальный процесс для дальнейшей обработки. Данное требование удовлетворяется заложенной в функцию «Рассылки согласования» функциональностью и дополнительной настройкой бизнес-процессов в среде Workflow.

  • Необходимо обеспечить создания множества типов/шаблонов согласования документов (с предопределенными атрибутами: согласующие лица, сроки, файлы документов и т.п.);

Для удовлетворения подобных требований достаточно создать типы согласований в «Справочнике типов» или шаблоны карточек согласования, с предопределенными атрибутами.

  • Необходимо обеспечить сравнение/слияние файлов согласующих лиц после согласования (рекомендовано для Microsoft Word 2003).

Данное требование удовлетворяется заложенными в карточку согласования функциональностью и интерфейсами.

Не удовлетворяемые функциональные требования

  • Необходимо обеспечить зависимость маршрута согласования от каких либо условий (проверка условий в процессе: сумма договора, дата доверенности, «чистота» контрагента и пр.);

Функциональность и интерфейсы карточки согласования не позволяет обеспечить зависимоть маршрута согласования от какого-либо дополнительного условия, не определенного в карточке согласования. Например: во время согласования договора, согласующее лицо определет ключевой атрибут договора - сумма, от которого зависит последующее визирующее лицо. Т.е. нет возможности обработать условие – «если сумма договора больше N, то финальное визирующее лицо А, а не Б».

  • Необходимо обеспечить наиболее простой и функциональный интерфейс заданий процесса согласования;

Функциональность и интерфейсы карточки согласования не обладает необходимым в большинстве случаев уровнем гибкости настройки. Например: невозможно управлять названием заданий на согласование (добавлять в название номер документа, автора и пр.), невозможно управлять названиями и набором управляющих кнопок (согласовать/не согласовать/подписать).

  • Необходимо организовать взаимосвязанные процессы на уровне обмена данными (например: в середине согласования необходимо выгрузить промежуточные данные);

Функциональность карточки согласования не обладает необходимым в большинстве случаев уровнем гибкости настройки. Например: если согласование реализуется в рамках глобального процесса с использованием функции «Рассылки согласования», то организовать в ходе согласования обмен данными между карточкой согласования и глобальным процессом будет затруднительно.

  •  Необходимо обеспечить уведомления пользователей об уникальных событиях;

Функциональность и интерфейсы карточки согласования не обладает необходимым в большинстве случаев уровнем гибкости настройки уведомлений пользователей. Например: при отсутствии согласующего лица более N-дней (пользователь не открывает задание на согласование) невозможно автоматически уведомить об этом заинтересованных пользователей и передать документ следующему согласующему лицу.

  • Необходимо обеспечить единый интерфейс внедряемых решений;

Интерфейсы заданий на согласование, созданных карточкой согласования несколько отличаются от заданий на согласование созданных функцией «Задание» специально разработанных бизнес-процессов. Таким образом, если у Заказчика предполагается внедрение множетсва решений (например, управение договорной документацией, правленией документацией СМК, HelpDesk и пр.) и в одном из них будет использоваться карточка согласования, то в этом случае пользователям, работающим с разными решениями придется работать с заданими имеющими разных интерфейс.